Gérer ses finances d’entrepreneur : éviter de gagner de l’argent sans savoir où il est passé

  Pourtant, à la fin du mois, vous vous demandez : « Mais où est passé tout cet argent ? » Si cette situation vous semble familière, vous n’êtes pas seul(e). Beaucoup de petites entreprises rencontrent ce problème, particulièrement au début. L’activité génère des revenus, mais l’entrepreneur utilise progressivement l’argent de l’entreprise pour payer ses dépenses personnelles, réinvestir, aider des proches, régler des urgences… jusqu’à ne plus savoir combien l’activité rapporte réellement. Gagner de l’argent et savoir gérer l’argent de son entreprise sont deux compétences différentes. Et apprendre à maîtriser la deuxième peut faire une énorme différence.

 Première règle : séparez l’argent personnel et l’argent professionnel

C’est l’une des habitudes financières les plus importantes à prendre. Lorsque l’argent de votre activité arrive directement dans votre compte personnel, il devient très facile de considérer tout le solde comme votre argent disponible. Vous avez 300 000 FCFA sur le compte ? Vous pouvez rapidement penser : « J’ai 300 000 FCFA. » Alors qu’en réalité, une partie peut correspondre à l’argent nécessaire pour acheter du stock, payer un fournisseur, régler une livraison, couvrir une charge ou financer une activité prévue. Essayez donc, lorsque votre situation le permet, de séparer les flux : argent de l’entreprise ≠ argent personnel. Cela peut commencer simplement avec deux comptes, deux portefeuilles électroniques ou deux systèmes clairement distincts. Même si vous êtes seul(e) dans votre entreprise, votre activité mérite cette séparation.

 Sachez combien votre activité vous rapporte réellement

Le chiffre d’affaires n’est pas votre bénéfice. Si vous avez vendu pour 500 000 FCFA au cours d’un mois, cela ne signifie pas que vous avez gagné 500 000 FCFA. Il faut retirer les dépenses nécessaires à l’activité. Par exemple : Ventes : 500 000 FCFA Achats et matières premières : 200 000 FCFA Livraisons : 50 000 FCFA Communication : 30 000 FCFA Autres charges : 40 000 FCFA Il reste 180 000 FCFA avant de prendre en compte les autres éléments éventuels. C’est ce montant qu’il faut analyser pour comprendre la véritable performance de l’activité. Ne confondez jamais argent encaissé et argent gagné.

 Notez vos entrées et vos sorties

Vous n’avez pas besoin d’un logiciel compliqué pour commencer. Un simple tableau peut suffire. Chaque fois que de l’argent entre, notez :

• la date ;
• le montant ;
• la source ;
• le produit ou service vendu.

Et lorsque de l’argent sort :

• la date ;
• le montant ;
• la dépense ;
• sa raison ;
• éventuellement le fournisseur concerné.

À la fin du mois, vous pourrez enfin voir ce qui s’est réellement passé. Votre mémoire n’est pas un système comptable. Écrivez les chiffres.

 Faites la différence entre une dépense utile et une dépense simplement séduisante

Lorsque l’activité commence à générer de l’argent, il peut être tentant d’acheter immédiatement du nouveau matériel, refaire le logo, commander beaucoup de stock ou multiplier les abonnements. Certaines dépenses sont nécessaires. D’autres peuvent attendre. Avant une dépense professionnelle, posez-vous quelques questions : Est-ce indispensable maintenant ? Est-ce que cela va améliorer mon produit ou mon service ? Est-ce que cela peut m’aider à vendre davantage ? Est-ce que l’entreprise peut réellement se permettre cette dépense ? Cela ne signifie pas qu’il faut refuser toute dépense. Cela signifie qu’il faut éviter de confondre investissement et envie d'acheter quelque chose pour l'entreprise.

 Gérez votre stock avec attention

Pour les entreprises qui vendent des produits, le stock représente de l’argent. Un produit qui dort sur une étagère n’est pas simplement « un produit ». C’est du capital immobilisé. Si vous achetez trop de marchandises que vous n’arrivez pas à vendre, vous pouvez vous retrouver avec une entreprise qui semble avoir beaucoup de produits mais qui manque de liquidités. Observez donc ce qui se vend réellement. Identifiez vos produits les plus demandés. Évitez autant que possible de réinvestir systématiquement dans des produits qui ne trouvent pas leur marché. Le stock doit être géré, pas simplement accumulé.

Créez une réserve pour les imprévus

Une activité peut connaître de très bons mois et des périodes beaucoup plus difficiles. Un client peut payer en retard. Une machine peut tomber en panne. Un fournisseur peut augmenter ses prix. Les ventes peuvent diminuer temporairement. Avoir une réserve financière permet à l’entreprise de mieux absorber ces périodes. Même si vous commencez avec une petite somme, prenez progressivement l’habitude de conserver une partie des bénéfices au lieu de tout retirer. Cette réserve peut devenir un véritable filet de sécurité pour votre activité.

 Apprenez à vous rémunérer

Être entrepreneur ne signifie pas que vous devez prendre de l’argent dans la caisse chaque fois que vous en avez besoin. Si vous retirez de l’argent sans le noter, vous pouvez rapidement perdre la vision de ce que votre entreprise vous coûte réellement. Lorsque cela est possible, définissez une méthode de rémunération. Par exemple : « Chaque mois, je me verse une somme déterminée. » Cette somme doit être compatible avec les capacités réelles de l’entreprise. Si l’activité ne peut pas encore supporter cette rémunération, il faut le savoir. Cela permet également de distinguer : ce que l'entreprise gagne de ce que vous, en tant qu'entrepreneur, pouvez réellement vous verser.

 Ne dépensez pas tout le bénéfice

Lorsque vous réalisez enfin un bon mois, vous pouvez avoir envie de profiter immédiatement de l’argent. Mais tout le bénéfice n’a pas nécessairement vocation à sortir de l’entreprise. Une partie peut servir à :

• renforcer la trésorerie ;
• acheter du stock ;
• investir dans du matériel ;
• développer un nouveau produit ;
• améliorer le marketing ;
• former l’équipe ;
• constituer une réserve ;
• financer un futur projet.

Votre entreprise doit pouvoir disposer de ressources pour continuer à fonctionner et grandir. Le bénéfice peut être consommé, mais il peut aussi être utilisé pour créer davantage de valeur.

 Attention aux dettes professionnelles

Le crédit peut parfois être utile pour financer une activité. Mais emprunter de l’argent pour une entreprise qui ne génère pas encore suffisamment de revenus peut également créer une pression importante. Avant de prendre une dette, demandez-vous : Pourquoi ai-je besoin de cet argent ? Comment vais-je le rembourser ? Quel sera le coût total de l'emprunt ? Le projet financé peut-il raisonnablement générer suffisamment de revenus pour supporter cette dette ? Ne prenez pas une dette simplement parce que vous avez besoin de trésorerie aujourd’hui. Comprenez ce qu’elle impliquera pour les mois suivants.

 Faites un point financier chaque mois

Réservez un moment chaque mois pour regarder vos chiffres. Pas seulement votre solde bancaire. Regardez notamment : Combien ai-je vendu ? Combien ai-je dépensé ? Combien me reste-t-il réellement ? Quels produits ou services fonctionnent le mieux ? Quelles dépenses ont augmenté ? Combien l’entreprise me doit-elle ? Combien dois-je à mes fournisseurs ? Combien puis-je réinvestir ? Combien puis-je me verser ? Ce rendez-vous financier peut prendre une heure. Mais il peut vous éviter des mois de confusion.

 Donnez une mission à chaque franc

L’une des meilleures habitudes financières consiste à savoir à quoi votre argent est destiné. Une partie peut être consacrée aux dépenses courantes. Une autre au stock. Une autre à la réserve. Une autre au développement. Une autre à votre rémunération. Les proportions dépendront évidemment de votre activité. L’objectif n’est pas d’appliquer une formule identique à toutes les entreprises. L’objectif est simplement d'éviter que tout l’argent soit mélangé dans une seule grande caisse sans destination précise.

 Et si vous utilisez l’argent de l’entreprise pour une urgence personnelle ?

Cela peut arriver. La vie ne suit pas toujours les plans. Le problème n’est pas nécessairement d’utiliser exceptionnellement de l’argent de l’entreprise. Le problème apparaît lorsque cela devient habituel et invisible dans vos comptes. Si vous devez prendre de l’argent pour une raison personnelle, notez-le. Vous pourrez ensuite voir clairement combien vous avez prélevé et comprendre l’impact sur votre activité. La transparence avec vous-même est la première étape d’une bonne gestion.

 Une petite entreprise bien gérée vaut mieux qu’une grosse activité désorganisée

Vous n’avez pas besoin de réaliser des millions de chiffre d’affaires pour commencer à gérer vos finances sérieusement. Même une petite activité mérite : un suivi des revenus, un suivi des dépenses, une séparation des finances, une réserve, une stratégie de rémunération et un objectif de développement. Plus vous prenez ces habitudes tôt, plus elles deviennent naturelles lorsque votre activité grandit.

 Un exercice simple pour commencer

Prenez une feuille ou un tableau et créez quatre colonnes :

Entrées	Dépenses	Bénéfice	Destination
Argent reçu	Argent dépensé	Ce qui reste	Ce que vous allez en faire

Faites-le pour le dernier mois si vous avez déjà les informations disponibles. Vous pourriez découvrir que certaines dépenses sont plus importantes que vous ne le pensiez. Ou au contraire constater que votre activité est plus rentable que vous ne l’imaginiez. Dans les deux cas, vous aurez enfin des chiffres sur lesquels vous appuyer pour prendre vos décisions. Une entreprise ne grandit pas uniquement grâce à ses ventes. Elle grandit aussi grâce à la manière dont son argent est géré. Séparez vos finances personnelles de celles de votre activité. Notez vos entrées et vos sorties. Connaissez vos coûts. Suivez votre bénéfice réel. Constituez progressivement une réserve. Évitez de vider la caisse pour financer votre train de vie. Et surtout, ne dépensez pas chaque franc simplement parce qu’il est disponible. Votre entreprise doit être capable de vous rémunérer, mais elle doit aussi avoir suffisamment de ressources pour continuer à fonctionner et à grandir. Le véritable objectif n’est donc pas seulement de faire entrer plus d’argent. C’est de savoir où va chaque franc, pourquoi il y va et comment il peut contribuer à construire une entreprise plus solide.